Helppi-palvelun tietosuojaseloste
Päivitetty 11.6.2020
1. Rekisterinpitäjä
Suomen 4H-liitto ry (Y-tunnus: 0202342-5) Karjalankatu 2 A
00520 Helsinki
2. Rekisteri- ja tietosuojavastaava
Kirsi Korpaeus
Hallinto- ja talousjohtaja Suomen 4H-liitto ry
Puh: +358-44-7830324 S-posti: kirsi.korpaeus@4h.fi
3. Rekisterin nimi
Helppi-rekisteri
4. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Henkilötietojen käsitellään Helppi-palvelun tuottamiseksi, palveluita koskevaan asiakaspal- veluun ja asiakasviestintään sekä palvelun analysoimiseksi ja kehittämiseksi. Suomen 4H- liitto ry käsittelee henkilötietoja myös oman liiketoimintansa suunnittelemiseen, kuten sen ja yhteistyökumppaneiden sekä asiakkaiden välisen asiakassuhteen hoitamiseen sekä markki- nointitarkoituksiin, palveluiden personointiin sekä markkinoinnin kohdentamiseen, käytettä- vyyden ja toimivuuden varmistamiseen sekä väärinkäytösten estämiseen ja tutkimiseen.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä voidaan käsitellä rekisteröityjä koskevia seuraavia tietotyyppejä:
Perus- ja yhteystiedot, kuten etu- ja sukunimi, sukupuoli, syntymäaika, postiosoite, sähkö- postiosoite, puhelinnumerot, asumista, perhettä ja ammattia koskevia tietoja, kuten asuin- alue, asuinpaikka, asuinmuoto, siviilisääty, lapset, koulutus, ammatti ja vuositulot. Harrastuk- sia ja muita mielenkiinnon kohteita, sosiaalista elämää ja luonteenpiirteitä koskevia tietoja, kuten tieto ystäväpiirin suuruudesta, rekisteröidyn arvio annettujen luonteenpiirteiden sopi- vuudesta rekisteröityyn, rekisteröidyn vapaamuotoinen kuvaus itsestään, rekisteröidyn il- moittamia tietoja itsestään internetin ja sosiaalisten median palveluiden käyttäjänä. Tieto siitä, mistä rekisteröity sai tiedon Helppi-palvelusta. Käyttäjätunnus ja salasana, rekisteröity- mispäivämäärä. Reklamaatiot, palautteet ja muu palvelun jäsenyyteen liittyvä yhteydenpito sekä rekisteröidyn toiminnot kirjautuneena palveluun Helppi-sovelluksen kautta.
Suoramarkkinointisuostumukset ja -kiellot.
Rekisteröidyn antamien tietojen ja palvelussa suoritettujen toimien perusteella rekisteröidylle voidaan manuaalisesti kohdentaa markkinointia. Keräämme teknisesti tietoja palvelunkäy- töstä ja laitteiden teknisistä ominaisuuksista jäljempänä tarkemmin kuvatusti. Tietojen kerää- minen on automaattista. Tällaisia tietoja ovat:
IP-osoite (ja sijaintimaa), laitteiden käyttämät uniikit tunnistenumerot, paikkatiedot tuki- asema-, WLAN- tai GPS-paikannuksen perusteella (erillisen suostumuksen perusteella), käytetyn laitteen tiedot, käyttöjärjestelmän tyyppi sekä ohjelmistoversiot, selaimen tyyppi ja kieliasetukset, Toimet ja niiden ajat palveluissa (kuten palveluissa katseltujen ohjelmien tie- dot tai käytetyt sivustot ajankohtineen), Palveluun ohjannut sivusto ja sivusto, johon palve- lusta on siirrytty, palvelin ja verkkotunnus. Jos käyttäjä liittää käyttäjätilinsä kolmansien osa- puolten palveluihin, kuten Facebook, Instagram tai muu sosiaalisen median palvelu, saamme kyseisestä palvelusta liittymisen yhteydessä ilmoitettuja tietoja.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröity itse Helppi –palvelun välityksellä. Palveluun kuuluu mobiiliapplikaatiot iOS- ja Android-mobiilikäyttöjärjestelmille. Henkilötietojen päivitykseen voidaan käyttää Väestötieto- järjestelmää ja muita julkisia hakemistoja.
7. Tietojen luovutus
Suomen 4H-liitto ry voi luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoit- tamissa rajoissa. Henkilötietoja luovutetaan Suomen 4H-liitto ry:n valikoiduille yhteistyö- kumppaneille palveluiden tuottamiseksi.
Rekisteristä voidaan luovuttaa tietoja asiakkaiden suoramarkkinointitarkoituksiin, mikäli re- kisteröity on antanut tähän yksiselitteisen suostumuksensa. Asiakkaat eivät saa luovuttaa näitä tietoja edelleen.
Tietoja voidaan luovuttaa mahdollisen yrityskaupan, fuusion, ulkoistuksen tai liiketoiminta- kaupan yhteydessä sekä konsernisuhteeseen tai muuhun taloudelliseen yhteenliittymään liit- tyen näiden osapuolille. Voimme luovuttaa käyttäjän tietoja myös muille kolmansille osapuo- lille, mikäli käyttäjä on antanut siihen suostumuksensa esimerkiksi kytkemällä palvelu kol- mansien osapuolten palveluihin, kuten sosiaalisen median palveluihin tai muutoin.
Henkilötietoja voidaan palvelun toteuttamiseksi käsitellä EU:n tai ETA:n ulkopuolella.
Suomen 4H-liitto ry varmistaa EU:n tai ETA:n ulkopuolella käsiteltävien henkilötietojen tieto- suojan tason ennen tällaista käsittelyä.
8. Tietojen säilytys
Suomen 4H-liitto ry säilyttää henkilötietoja vain sen ajan, kuin on tarpeen Helppi-palvelun tarjoamiseksi rekisteröidyille.
Suomen 4H-liitto ry säilyttää tallentamiaan henkilötietoja, kunnes rekisteröity poistaa käyttä- jätilinsä Helppi-palvelusta tai muulla tavoin ilmoittaa Suomen 4H-liitto ry:lle lopettaneensa palvelun käytön. Suomen 4H-liitto ry katsoo käyttäjän lakanneen käyttämästä palvelua ja poistaa rekisteröidyn henkilötiedot Helppi-rekisteristä ja/tai siirtää rajoitetut tiedot markkinoin- tirekisteriinsä, mikäli rekisteröity ei ole käyttänyt Helppi-palvelua tai ole muutoin ollut yhtey- dessä Suomen 4H-liitto ry:seen viimeiseen 18 kuukauteen.
Tietoja säilytetään sähköisessä muodossa palveluntarjoajamme palvelimilla, jotka on suo- jattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti. Palvelimet sijaitsevat EU-alueella ja ovat jatku- vassa seurannassa. Saamme viipymättä tiedon mahdollisista tietoturvaloukkauksista ja il- moitamme niistä välittömästi tiedon saatuamme asianosaisille.
9. Rekisterin suojaus
Ainoastaan määrätyillä Suomen 4H-liitto ry:n ja niiden toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä sekä Suomen 4H-liitto ry:n Helppi -palvelun lisensoineiden yritysten ja niiden lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää Helppi -sovellusta. Kaikilla ATK-rekisteriä käsittelevillä henkilöillä on rekisterinpitäjän myöntämä henkilökohtainen käyt- töoikeus. Jokaiselle käyttäjälle on määritelty oma, henkilökohtainen käyttöoikeustaso henki- lön toimenkuvan kannalta tarpeellisiin tietoihin, mikä varmennetaan sisäänkirjautumisen yh- teydessä henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Järjestelmä on suojattu palo- muurilla, joka suojaa Suomen 4H-liitto ry:n ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään.
Manuaalisesti käsiteltävät henkilötietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa säilytysti- loissa. Ainoastaan määrätyillä Suomen 4H-liitto ry:n työntekijöillä on oikeus käsitellä manu- aalisesti tallennettuja henkilötietoja.
Kaikilla rekisterin tietoja käsittelevillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin rekisterissä ole- viin henkilötietoihin.
10. Evästeet
Rekisterinpitäjä käyttää evästeitä Helppi-palvelun toteuttamiseksi. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle tai muulle laitteelle lähetettävä ja tallentuva tekstitiedosto. Evästeitä käytetään sovelluksen käytön helpottamiseksi ja käyttökokemuksen parantamiseksi. Evästeiden avulla voidaan myös arvioida sovelluksen käyttöä ja palveluiden markkinointia. Evästeet eivät va- hingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja.
Myös analyysipalvelut, kuten Google Analytics, käyttävät evästeitä analyysien tuottamiseen ja käyttäjänhallintaan. Kolmansien osapuolten palveluihin sovelletaan näiden omia tietosuo- jaselosteita ja käyttöehtoja, eikä Suomen 4H-liitto ry vastaa näiden toimijoiden harjoitta- masta tietojen keräämisestä tai käsittelystä mukaan lukien evästeet ja muut seurantateknii- kat sekä linkit. Suosittelemme tutustumaan kyseisten kolmansien osapuolten palveluiden käyttöehtoihin ja tietosuojalausekkeisiin.
11. Tarkastus-, korjaus- ja poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on Helppi -rekisterissä. Rekisteröity pystyy itse tarkastamaan tai muuttamaan omat tietonsa olemalla yhteydessä rekisterin pitä- jään tai jos sovellus tämän mahdollistaa.
Koneluettavassa muodossa ladattavat tiedot kattavat seuraavat tiedot sen mukaan, mitä tie- toja käyttäjä on rekisteriimme tallentanut ja miten Helppi-palvelua käyttänyt:
• Käyttäjän perustiedot • Käyttöhistoria
Käyttäjä pystyy poistamaan kaikki hänestä tallennetut tiedot ja poistamaan profiilinsa itse.
Tietojen poisto tapahtuu ottamalla yhteys asiakaspalveluun. Tietojen poisto on lopullinen ja sen jälkeen kirjautuminen palveluun aikaisempia tunnuksia käyttäen ei ole enää mahdollista. Jos palvelun käytön haluaa aloittaa uudelleen, tulee myös rekisteröityä uudelleen.
12. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Suomen 4H-liitto ry voi ajoittain muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Kehotammekin säännölli- sesti tarkistamaan tietosuojaselosteen muutosten havaitsemiseksi. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan käyttäjältä saatuun sähköpostiosoitteeseen tai hyväksytämme uudet ehdot niiden käyttöönoton yhteydessä.